Ustalając pensję z pracownikiem najczęściej mówi się o wynagrodzeniu netto, czyli potocznie mówiąc tej kwocie, którą pracownik dostaje na rękę. Właściwe wynagrodzenie to jednak wartość brutto, od której potrącane są różnego rodzaju składki i podatki. Jak je naliczać żeby nie było błędów?
Na czym polega naliczanie płac w firmie?
Dlaczego pensja, która trafia na konto pracownika, jest niższa od kwoty brutto podanej w umowie o pracę? To z powodu odliczeń od wynagrodzenia – pracodawca musi w imieniu pracownika odprowadzić składki na ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenia społeczne, zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, wpłaty na pracowniczy plan kapitałowy. Czasami do tych odliczeń dochodzą jeszcze dodatkowe potrącenia, np. na alimenty lub karę pieniężną wynikającą z odpowiedzialności porządkowej.
Sama pensja też może się zmieniać w zależności od miesiąca, na co wpływają nadgodziny, podróże służbowe, nagrody, odprawy, ekwiwalent za urlop, pobyt na zwolnieniu lekarskim, ale nie od wszystkich składników pensji odliczane są składki, co jeszcze bardziej komplikuje naliczanie wynagrodzenia. Przy naliczaniu płac jest zresztą jeszcze więcej zawiłości, a za niepoprawnie wykonaną listę wynagrodzeń odpowiada pracodawca.
Kto powinien się zajmować obliczaniem wynagrodzeń?
Za sporządzanie listy płac oraz stworzenie dokumentacji pracowniczej może odpowiadać właściciel firmy, ale to się sprawdza w zasadzie tylko w bardzo małych przedsiębiorstwach, zatrudniających 1-3 osoby. Już przy kilku pracownikach ten obowiązek okazuje się dość czasochłonny, bo obejmuje nie tylko samo wypełnianie dokumentów, ale też ciągłe monitorowanie zmian w przepisach oraz ich interpretacji. Biorąc pod uwagę, że nawet niewielkie opóźnienia i błędy na liście płac oznaczają kary finansowe, dużo wygodniejszym rozwiązaniem będzie zatrudnienie kogoś do naliczania płac.
Własny pracownik to jednak wysoki koszt, dlatego bardzo popularny staje się outsourcing. Zlecając naliczanie płac specjalistom z 3ba można liczyć na kompleksową obsługę kadrowo-płacową, dostosowaną do indywidualnych potrzeb klienta – poza tworzeniem listy wynagrodzeń to także m.in. prowadzenie akt personalnych, kontakt z urzędami, wystawianie zaświadczeń, sporządzanie rocznych raportów.