Dla każdej zatrudnionej na umowę o pracę osoby firma musi założyć akta personalne. Składają się one z kilku części i powinny być prowadzone w określony sposób, a obecnie przepisy zezwalają na stworzenie dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej. Prowadzeniem akt personalnych pracodawca może zajmować się osobiście, ale ma też prawo zatrudnić do tego wykwalifikowanych specjalistów.
Jak wygląda dokumentacja personalna pracownika?
Akta osobowe składają się z pięciu części: A, B, C, D, E, a dokumentację pracowniczą uzupełniają jeszcze akta przygotowane w związku z zawartym stosunkiem pracy. W części A znajdują się dokumenty związane z procesem aplikacji na dane stanowisko, natomiast część B stanowią dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia danego pracownika – to m.in. umowa o pracę, opis zakresu obowiązków, zaświadczenia o przebytych szkoleniach, informacje o nagrodach i urlopach.
W części C umieszcza się dokumenty dotyczące rozwiązania umowy o pracę, część D jest poświęcona karom i odpowiedzialności porządkowej, część E dotyczy dokumentacji związanej z kontrolą trzeźwości lub na obecność innych środków odurzających. Dokumentacja personalna musi być oczywiście na bieżąco aktualizowana, dlatego warto zlecić to zadanie specjalistom – Zespół Doradczy 3ba specjalizuje się w prowadzeniu akt pracowniczych i dodatkowo może jeszcze zajmować się naliczaniem płac oraz kontrolingiem HR, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi tracić czasu na formalności i cały swój czas poświęca na rozwój prowadzonej działalności.
Jak przechowywać dokumentację personalną?
Akta pracownicze, niezależnie od tego w jakiej formie są prowadzone, zawsze trzeba odpowiednio zabezpieczyć przed zniszczeniem bądź kradzieżą. Do akt osobowych nie mogą mieć dostępu osoby nieupoważnione, stąd w ofercie 3ba gwarancja poufności danych i zgodności z RODO, co daje firmie pewność, że cała dokumentacja pracownicza jest nie tylko prowadzona poprawnie, ale też nie ma ryzyka wycieku wrażliwych informacji.
Jeśli chodzi o osoby zatrudnione przed 31 grudnia 2018 roku, to ich dokumentację pracodawca musi przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia rozwiązania umowy. Dla pracowników zatrudnionych od początku 2019 roku ten okres skraca się do 10 lat.
Co grozi za brak dokumentacji pracowniczej lub wykonanie tego obowiązku niezgodnie z przepisami? Firma musi się liczyć z karą finansową w wysokości od 1000 zł do 30 tysięcy zł. Korzystając z usług Zespołu Doradczego 3ba można tych nieprzyjemności uniknąć – wszystkie akta będą przygotowane prawidłowo, w terminie i z zachowaniem niezbędnych środków bezpieczeństwa.